Use Cases systematisch finden: Von der Ideenwand zur belastbaren Liste
Ideen gibt es genug. Nach einem halben Tag Workshop hängen dreißig Zettel an der Wand, alle klingen vernünftig, und niemand kann sagen, welche drei davon man angehen sollte.
Das ist der eigentliche Engpass. Die KfW benennt in ihrer Mittelstandsanalyse ausdrücklich „die Identifikation erster, praxistauglicher KI-Anwendungen" als zentrale Hürde — nicht die Umsetzung, nicht das Geld. Interessant dabei: Von zwölf abgefragten externen Wissensquellen korrelieren niedrigschwellige Informations- und Beratungsangebote am stärksten mit tatsächlicher KI-Nutzung. Stärker als der Austausch mit Kunden, mit der Wissenschaft oder mit spezialisierten Dienstleistern.
Diese Lektion beschreibt das Verfahren, das aus dreißig Zetteln eine vergleichbare Liste macht.
Was diese Lektion nicht wiederholt
Drei Dinge stehen schon: die Systemliste aus Lektion 1, die sechs Arbeitsschritt-Typen und die vier Prüffragen aus Lektion 2, die sechs Engpässe aus Lektion 3. Hier geht es um den Weg dazwischen — wie man überhaupt zu Kandidaten kommt und wie man sie so beschreibt, dass sie vergleichbar werden.
Schritt 1: Entlang der Prozesse, nicht entlang der Abteilungen
Der übliche Fehler ist, die Abteilungen zu fragen: Was fällt euch ein? Dann bekommst du Abteilungsinteressen, keine Prozesse — und Vorschläge, die an Abteilungsgrenzen enden.
Geh stattdessen die Prozesslandkarte ab: Auftragseingang, Angebot, Beschaffung, Reklamation, Rechnungslauf, Personalgewinnung, Berichtswesen. In jedem dieser Prozesse suchst du den Arbeitsschritt mit der höchsten Wiederholung — nicht den mit der größten Aufregung. Der ärgerlichste Schritt ist selten der lohnendste.
Vier Regeln für diese Runde:
- Notiere den Schritt in der Sprache der Fachabteilung, nicht in Produktnamen. „Eingangsrechnung prüfen und kontieren" — nicht „Dokumenten-KI".
- Frag nach der Fallzahl der letzten vier Wochen. Kann sie niemand nennen, ist das die erste zu erledigende Aufgabe, nicht der erste Use Case.
- Trenne Fälle, die Zeit sparen, von Fällen, die Umsatz erzeugen. Sie werden unterschiedlich gerechnet und lassen sich nicht in einen Topf werfen.
- Ein Schritt je Zettel. „Den ganzen Einkauf digitalisieren" ist kein Kandidat, sondern ein Programm.
Schritt 2: Fünf Pflichtangaben je Kandidat
Vergleichbarkeit entsteht nicht durch eine bessere Formel. Sie entsteht dadurch, dass für alle Fälle dieselben Felder ausgefüllt sind. Ein Fall mit drei geschätzten und zwei leeren Angaben ist gegen einen vollständig erhobenen Fall nicht vergleichbar — auch wenn am Ende beide eine Zahl tragen.
Fünf Angaben, für jeden Kandidaten gleich:
| Angabe | Wie du sie bekommst |
|---|---|
| Frequenz je Woche | Gezählt, nicht geschätzt. Notfalls zwei Wochen mitschreiben lassen. |
| Zeit je Fall | In Minuten gemessen. „Ungefähr eine Stunde" ist keine Messung. |
| Stundensatz | Der intern verrechnete Satz der beteiligten Rolle. |
| Laufende Kosten | Lizenz, Betrieb, Betreuung pro Jahr. Ohne Angebot: als offen markieren. |
| Erwarteter Mehrumsatz | Nur wo es einen gibt. Meist null — das ist in Ordnung. |
Aus den ersten drei ergeben sich die manuellen Kosten je Jahr: Frequenz mal 52, mal Zeit je Fall in Stunden, mal Stundensatz. Davon die laufenden Kosten abziehen, den Mehrumsatz addieren — das ist der monetäre Jahresnutzen. Mehr Formel braucht es hier nicht; eine Tabellenkalkulation genügt. Wie man die Aufwandsseite härtet, kam in Lektion 1 zur Sprache und vertieft Lektion 6.
Dazu kommt eine sechste Angabe, die keine Zahl ist: der Zielwert mit Messgröße, Datenquelle, Ausgangswert und Messzeitpunkt. Ohne ihn lässt sich später nicht sagen, ob sich etwas verbessert hat.
Schritt 3: Erst die Knock-outs, dann die Bewertung
Ein sauber gerechneter Score über einen Fall, der aus rechtlichen oder organisatorischen Gründen gar nicht startbar ist, ist verlorene Arbeit. Im Kundengespräch ist er sogar schlimmer als keine Bewertung, weil er Handlungsfähigkeit vortäuscht.
Deshalb vor der Bewertung fünf Ausschlussfragen. Sie kosten je Kandidat wenige Minuten.
| Prüfung | Frage | Wenn nein bzw. ja |
|---|---|---|
| Daten | Liegen die Daten vor — im Zugriff, in ausreichender Qualität, rechtlich nutzbar? | Nein: kein Anwendungsfall, sondern ein vorgelagertes Datenvorhaben |
| Verbot | Fällt die Anwendung unter Art. 5 KI-VO, etwa Emotionsableitung am Arbeitsplatz? | Ja: streichen, nicht bewerten |
| Hochrisiko | Berührt der Fall Anhang III, etwa Bewerberauswahl oder Leistungsbewertung? | Ja: gesonderte rechtliche Prüfung vor der Priorisierung |
| Eigentümer | Gibt es eine Person, die den Prozess verantwortet und die Änderung tragen will? | Nein: kein Kandidat, sondern ein Wunsch |
| Messbarkeit | Wird die Kennzahl, an der der Erfolg hängt, heute schon erhoben? | Nein: zuerst messen, dann bewerten |
Die beiden rechtlichen Prüfungen entscheiden nichts. Sie sorgen nur dafür, dass die Frage vor der Investitionsentscheidung gestellt wird statt danach.
Keine Rechtsberatung. Ob ein konkretes System als Hochrisiko-System einzustufen ist oder die Ausnahme des Art. 6 Abs. 3 greift, ist eine Einzelfallbewertung und gehört in fachkundige Hände. Die Prüfung ersetzt das nicht.
Schritt 4: Woran du erkennst, dass ein Kandidat noch keiner ist
Die Ausschlussfragen fangen die Fälle, die gar nicht startbar sind. Daneben gibt es die Fälle, die startbar wirken, aber noch nicht beschrieben sind. Sie fallen im Workshop nicht auf, weil sie überzeugend vorgetragen werden — und rächen sich später, wenn niemand sagen kann, ob sich etwas verbessert hat.
Sechs Merkmale genügen. Jedes einzelne reicht, um den Kandidaten zurückzustellen:
- Der Fall wird über das Werkzeug benannt, nicht über den Arbeitsschritt.
- Niemand kann die Fallzahl der letzten vier Wochen nennen.
- Die Zeitersparnis wird in Prozent geschätzt statt in Minuten gemessen.
- Die Kennzahl, an der der Erfolg hängen soll, existiert noch nicht.
- Der Fall hat keinen Prozesseigentümer, sondern nur einen Fürsprecher.
- Die laufenden Kosten sind unbekannt, weil noch kein Angebot vorliegt.
„Zurückstellen" heißt nicht „ablehnen". Es heißt: Diese eine Angabe fehlt noch. Wer den Zettel mit der fehlenden Angabe zurückgibt, bekommt sie oft innerhalb einer Woche.
Warum das keine Bürokratie ist
Der Einwand kommt zuverlässig: So viel Erhebung für eine Ideensammlung? Die Antwort steckt in derselben Erhebung der Bundesnetzagentur, die schon in Lektion 1 vorkam — dort allerdings bei einer anderen Frage.
Unter den Unternehmen, die einen KI-Einsatz wieder eingestellt haben, steht das Nichterreichen der gesetzten Ziele mit 58 Prozent an zweiter Stelle; die technische Ausstattung mit 5 Prozent an letzter.
„Nichterreichen der Ziele" setzt voraus, dass es ein Ziel gab. Genau daran hängt die sechste Pflichtangabe: Der Zielwert muss bei der Bewertung feststehen, nicht danach.
*Bundesnetzagentur, 808 Unternehmen, Erhebung Oktober–Dezember 2024. Die Frage richtete sich an Unternehmen, die den Einsatz eingestellt haben — nicht an alle Unternehmen.*
Der Workshop: ein halber Tag, klar geschnitten
Wenn du das als Termin aufsetzt, hat sich diese Aufteilung bewährt:
Block 1 — Prozesse abgehen (60 Min). Die Prozesslandkarte an der Wand, je Prozess der Schritt mit der höchsten Wiederholung. Noch keine Diskussion über Machbarkeit.
Block 2 — Zahlen holen (45 Min). Je Kandidat die fünf Pflichtangaben, so weit sie im Raum bekannt sind. Was fehlt, wird als Hausaufgabe mit Namen und Frist notiert.
Block 3 — Knock-outs (30 Min). Die fünf Ausschlussfragen, zügig. Was hier herausfällt, kommt auf eine sichtbare Zweitliste — nicht in den Papierkorb.
Block 4 — Was fehlt noch (30 Min). Die sechs Merkmale durchgehen. Am Ende steht, wer bis wann welche Angabe nachliefert.
Wichtig: Am Ende des Workshops wird nicht priorisiert. Die Bewertung braucht die nachgelieferten Zahlen. Wer im Termin schon eine Rangfolge bildet, bildet sie auf Schätzungen.
Anbieter von KI-Potenzialworkshops beschreiben als typisches Ergebnis fünf bis zehn bewertete Anwendungsfälle und eine Empfehlung für die zwei bis drei stärksten. Das sind Selbstauskünfte von Leistungsseiten, keine Erhebung — als Größenordnung für die eigene Planung aber brauchbar.
Für Berater:innen
Der Workshop ist dein sichtbarster Liefergegenstand, und die Versuchung ist groß, ihn mit einer fertigen Rangfolge zu beenden. Widersteh ihr. Ein Termin, der mit einer ehrlichen Hausaufgabenliste endet, führt zu einer belastbaren Bewertung — einer, der mit einer Matrix endet, führt zu einem Foliensatz.
Die Zweitliste ist übrigens ein unterschätztes Werkzeug: Was heute an einem Knock-out scheitert, kann in sechs Monaten startbar sein. Wer sie führt, hat beim nächsten Termin etwas vorzuweisen.
Für interne KI-Verantwortliche
Deine Schwierigkeit ist nicht das Verfahren, sondern die Fallzahlen. Niemand hat sie, und niemand will zwei Wochen mitschreiben.
Ein pragmatischer Ausweg: Nimm für die erste Runde die Zahlen, die sich aus vorhandenen Systemen ableiten lassen — Tickets im Helpdesk, Belege im Rechnungseingang, Aufträge im ERP. Sie sind selten exakt, aber sie sind gezählt und nicht geschätzt. Wo es die nicht gibt, ist das Mitschreiben die kleinere Investition gegenüber einem Vorhaben, das auf einer Schätzung startet.
Häufige Fragen
Wie viele Kandidaten sollten am Ende auf der Liste stehen? Nach dem Workshop realistisch fünf bis zehn, nach den Knock-outs weniger. Für die Bewertung in Lektion 5 und 6 reichen drei bis fünf.
Was, wenn die Fachbereiche keine Ideen haben? Dann fragst du falsch. „Habt ihr KI-Ideen?" produziert Schweigen. „Welcher Arbeitsschritt kostet euch am meisten Zeit, ohne dass jemand darauf stolz ist?" produziert Antworten.
Dürfen die Fachbereiche selbst Kandidaten einreichen? Ja — mit denselben fünf Pflichtangaben. Ein Formular ohne Pflichtfelder produziert Wünsche, eines mit Pflichtfeldern produziert Kandidaten.
Was mache ich mit den Ideen, die keine Prozesse betreffen? Sammeln, aber getrennt. „Wir sollten ein Chatbot-Portal haben" ist keine Prozessidee, kann aber ein Hinweis auf einen ungelösten Bedarf sein. Frag nach, welcher Arbeitsschritt dahintersteckt.
Quellen
- **KfW Research**, Fokus Volkswirtschaft Nr. 554, „Künstliche Intelligenz im Mittelstand"; Datenbasis KfW-Mittelstandspanel 2025, Erhebungszeitraum der Frage 2022–2024. — Erhebungszeitraum der Frage 2022–2024
- **Bundesnetzagentur**, „KI in Unternehmen: Einsatz, Ressourcen und Herausforderungen"; 808 Unternehmen, Erhebung 14.10.–06.12.2024. Die 58 Prozent beziehen sich auf Unternehmen, die den Einsatz eingestellt haben. — Erhebung 14
- **Verordnung (EU) 2024/1689**, Art. 5 Abs. 1 (Verbote, seit 02.02.2025), Anhang III Nr. 4 (Beschäftigung und Personalmanagement), Art. 6 Abs. 3 (Ausnahme von der Hochrisiko-Einstufung). — 2024/1689**
- **Anbieterangaben** zu KI-Potenzialworkshops (Selbstauskünfte auf Leistungsseiten, keine Erhebung). — Erhebung)