Plötzlich KI-verantwortlich — die ersten 90 Tage

Es beginnt meistens mit einem Satz im Vorbeigehen. „Kümmern Sie sich doch mal um das Thema KI." Manchmal fällt er in einer Geschäftsführungssitzung, manchmal steht er in einer E-Mail mit drei Personen im Verteiler. Du hast ab diesem Moment einen Titel — aber selten ein Budget, fast nie ein Team und in den wenigsten Fällen eine Weisungsbefugnis.

Diese Lektion zeigt dir, was du in den ersten 90 Tagen tust. Nicht, welche Werkzeuge du kaufst — das ist die falsche erste Frage. Sondern welche drei Ergebnisse am Ende auf dem Tisch liegen müssen, damit deine Rolle trägt.

Zuerst: Was diese Rolle rechtlich ist — und was nicht

Die KI-Verordnung der EU kennt keine Pflicht, eine solche Person zu benennen. Sie schreibt deshalb auch weder Qualifikation noch Zuständigkeiten vor. „KI-Verantwortlicher" ist eine Organisationsentscheidung deines Unternehmens, keine Rechtsfolge.

Verpflichtend ist etwas anderes: die KI-Kompetenz nach Artikel 4 der KI-Verordnung. Und die adressiert das Unternehmen, nicht dich als benannte Person. Du bist also nicht qua Titel haftbar — aber du bist derjenige, der die Frage nun beantworten muss.

Achtung — keine Rechtsberatung Die Rechtsangaben hier geben den Stand des Verordnungstexts wieder (Verordnung (EU) 2024/1689 in der Fassung der Verordnung (EU) 2026/1744, Stand 27.07.2026). Ob ein konkreter Anwendungsfall unter Anhang III fällt oder ob die Ausnahme des Artikel 6 Absatz 3 greift, ist eine Einzelfallbewertung und gehört in eine rechtliche Prüfung, nicht in eine Lernvideo-Lektion.

Tag 1: Die eigenen Zuständigkeiten

Bevor du irgendetwas erhebst, halte schriftlich fest, wofür du zuständig bist — und wofür ausdrücklich nicht. Vier Punkte reichen:

  1. Wofür bist du zuständig?
  2. Wofür ausdrücklich nicht?
  3. Wer entscheidet, wenn es Widerspruch gibt?
  4. Wie viele Stunden pro Woche hast du dafür?

Schick das an die Person, die dir die Rolle gegeben hat, und bitte um eine kurze Bestätigung. Das ist der einzige Teil des Plans, den du später nicht nachholen kannst. Ohne Antwort auf Frage 4 kannst du in Phase 2 nicht entscheiden, wie viele Kandidaten du überhaupt bewerten kannst.

Die drei Phasen

Die Dreiteilung in 30/60/90 Tage ist ein verbreitetes Darstellungsformat, kein Studienergebnis. Der eigentliche Punkt sind die drei Artefakte, die am Ende jeder Phase vorliegen.

PhaseZeitraumWas am Ende vorliegt
1 — BestandsaufnahmeTag 1–30Systemliste: was tatsächlich läuft
2 — BewertenTag 31–60Bewertete Kandidatenliste mit Nutzen, Aufwand und Zielwert
3 — ReihenfolgeTag 61–90Drei bis fünf Vorhaben mit begründeter Reihenfolge

Phase 1 (Tag 1–30): Was läuft hier eigentlich schon?

Dein Ergebnis ist eine Systemliste. Für jeden Eintrag: Werkzeug, Anbieter, betroffener Prozess, verarbeitete Datenarten, Nutzerkreis, Vertragslage einschließlich Auftragsverarbeitung, ob personenbezogene Daten verarbeitet werden, und ob eine Betriebsvereinbarung existiert.

Erhebe das nicht per Rundmail. Eine Umfrage misst, woran Menschen sich erinnern; du brauchst, was tatsächlich läuft. Nutze stattdessen drei Quellen in dieser Reihenfolge:

  1. Die Kreditorenbuchhaltung. Alle Software-Abonnements der letzten zwölf Monate. Dort steht, was bezahlt wird — unabhängig davon, ob jemand daran denkt.
  2. Die IT. Single-Sign-on-Anmeldungen und freigegebene Browser-Erweiterungen.
  3. Danach fünf bis acht Gespräche à einer halben Stunde, in den schreib-, prüf- und sortierlastigen Abteilungen.

Der wichtigste Trick für diese Gespräche: Frag nicht nach KI. Frag, welche Arbeitsschritte in den letzten zwei Jahren spürbar schneller geworden sind. Menschen nennen dann Werkzeuge, die sie selbst nie unter „KI" einsortiert hätten.

Und wenn du dabei etwas findest, das seit anderthalb Jahren ohne Betriebsvereinbarung läuft: Das ist ein Fund, kein Vorwurf. Wer als Erstes mit dem Zeigefinger kommt, bekommt beim zweiten Gespräch nichts mehr erzählt.

Merke Eine Strategie ohne Bestandsaufnahme ist eine Meinung mit Deckblatt.

Warum die Liste vor jede Richtlinie gehört: Ohne sie kannst du drei Dinge nicht prüfen, die schon heute gelten — unabhängig von den Übergangsfristen der KI-Verordnung. Erstens die Transparenzpflichten nach Artikel 50 KI-VO, die seit dem 02.08.2026 gelten und jeden Chatbot mit Kundenkontakt betreffen. Zweitens die Frage, ob ein System unter Anhang III Nummer 4 fällt — Beschäftigung und Personalmanagement, also etwa die Vorauswahl von Bewerbungen. Drittens die Mitbestimmung: § 87 Absatz 1 Nummer 6 BetrVG begründet ein echtes Mitbestimmungsrecht bei technischen Einrichtungen, die zur Überwachung von Verhalten oder Leistung geeignet sind, und § 90 Absatz 1 Nummer 3 BetrVG verpflichtet zur rechtzeitigen Unterrichtung des Betriebsrats über die Planung von Arbeitsverfahren einschließlich des Einsatzes künstlicher Intelligenz.

Phase 2 (Tag 31–60): Bewerten statt sortieren

Jetzt hast du zwei Listen: was läuft, und was sich Fachbereiche wünschen. Der Reflex ist, sie zu sortieren. Das ist Bauchgefühl mit Nummern.

Bewerten heißt: zwei Größen ausrechnen und die Annahmen dazu aufschreiben.

Der Nutzen ergibt sich aus Fällen pro Jahr × Bearbeitungszeit je Fall × Stundensatz, zuzüglich Mehrumsatz, abzüglich der laufenden Kosten der Lösung. Keine Schätzung „spart viel Zeit", sondern eine Zahl, deren Herkunft du erklären kannst.

Der Aufwand ergibt sich aus fünf Fragen: Sind die Daten verfügbar und in brauchbarer Qualität? Wie hoch ist die technische Komplexität? Was bedeutet die Umstellung für die Menschen im Prozess (Change)? Wie tief ist die Integration in bestehende Systeme? Und was verlangt die Regulatorik?

Zwei Dinge, die hier gern vergessen werden:

Peile zehn bis fünfzehn Kandidaten an, nicht vierzig. Die Zahl ist eine Funktion deiner Wochenstunden aus Tag 1.

Phase 3 (Tag 61–90): Eine Reihenfolge, die du begründen kannst

Die Frage der Geschäftsführung lautet nicht „welche KI?". Sie lautet: „Warum ausgerechnet diese zuerst?"

Trag jeden bewerteten Kandidaten mit seinem Nutzen- und seinem Aufwandswert in ein Feld ein. Es entstehen vier Bereiche — hoher Nutzen bei geringem Aufwand, hoher Nutzen bei hohem Aufwand, und die beiden Gegenstücke. Die Rangfolge bildest du über die Differenz der beiden Werte.

Leg der Geschäftsführung drei bis fünf Kandidaten vor, nicht die ganze Liste. Je Kandidat eine halbe Seite: Prozess, Nutzenrechnung mit Annahmen, die fünf Aufwandsfragen mit Antworten, Zielwert mit Messgröße und Messzeitpunkt, verantwortliche Person mit Namen, Startdatum — und ein Abbruchkriterium.

Das Abbruchkriterium ist kein Pessimismus, sondern eine Entlastung: Wer vorher festlegt, welcher Zwischenstand zum Ausstieg führt, muss später nicht rechtfertigen, warum er aussteigt.

Was dir im Weg stehen wird

Es lohnt sich zu wissen, woran es in deutschen Unternehmen tatsächlich hakt — und woran nicht.

Die einschränkenden Faktoren in der Erhebung der Bundesnetzagentur: mangelnde Zeit 66 %, fehlendes Knowhow 59 %, Rechtsunsicherheit 54 %, fehlendes Budget 23 %, mangelnde technische Ausstattung 15 %.

Die Gründe bei Unternehmen, die den KI-Einsatz wieder eingestellt haben: fehlende Zeit 59 %, Nichterreichen der gesetzten Ziele 58 %, fehlende Fachkräfte 50 % — und weit dahinter ausgerechnet die Gründe, die in Präsentationen am häufigsten genannt werden: fehlende Akzeptanz der Mitarbeitenden 9 %, mangelnde technische Ausstattung 5 %.

*(Beides: Bundesnetzagentur, Bericht „KI in Unternehmen: Einsatz, Ressourcen und Herausforderungen", 808 Unternehmen, telefonische Befragung, Erhebung 14.10.–06.12.2024, veröffentlicht Juli 2025. Achtung: Es sind zwei verschiedene Fragen mit verschiedenen Grundgesamtheiten — nicht miteinander verrechnen.)*

Die Konsequenz ist unbequem, aber eindeutig: Dein Engpass ist Zeit, nicht Technik. Und die richtige Antwort darauf sind weniger Kandidaten, nicht mehr.

Warum Vorhaben scheitern — und woran es meistens nicht liegt

Die RAND Corporation hat 65 Data Scientists und Ingenieure mit mindestens fünf Jahren Erfahrung strukturiert befragt und fünf Grundursachen für gescheiterte KI-Vorhaben herausgearbeitet:

  1. Das zu lösende Problem wird missverstanden oder falsch kommuniziert.
  2. Die verfügbaren Daten reichen nicht aus oder haben nicht die nötige Qualität.
  3. Das Vorgehen ist technologiegetrieben statt problemorientiert.
  4. Es wird zu wenig in die Infrastruktur für den laufenden Betrieb investiert.
  5. KI wird auf Probleme angewendet, die jenseits des heutigen Stands der Technik liegen.

*(RAND Corporation, Ryseff / De Bruhl / Newberry, RR-A2680-1, 2024.)*

Lies die Liste noch einmal. Nur die fünfte Ursache ist technisch. Die anderen vier entstehen, bevor die erste Zeile Code geschrieben wird — genau in den Phasen 1 und 2, die du gerade durchläufst.

Fünf Dinge, die du in den ersten 90 Tagen *nicht* tust

  1. Kein Reifegrad-Assessment als ersten Schritt. Ein anerkanntes, KI-spezifisches Reifegradmodell existiert nicht. Die verbreiteten Modelle (acatech Industrie 4.0 Maturity Index, Bitkom Reifegradmodell Digitale Prozesse) beziehen sich auf Industrie 4.0 beziehungsweise digitale Prozesse — nicht auf KI.
  2. Keine KI-Richtlinie vor der Bestandsaufnahme. Du würdest Regeln für einen Zustand schreiben, den du nicht kennst.
  3. Keine Zertifizierung als Einstiegsprojekt. Eine Zertifizierung nach ISO/IEC 42001 erzeugt keine Konformitätsvermutung nach der KI-Verordnung — die gilt nach Artikel 40 Absatz 1 nur für harmonisierte Normen, deren Fundstellen im Amtsblatt der EU veröffentlicht sind.
  4. Kein Leuchtturmprojekt zur Sichtbarkeit. Sichtbarkeit ersetzt keine Begründung.
  5. Keine Werkzeugauswahl vor der Problemdefinition. Sonst suchst du hinterher das Problem zum Werkzeug — Ursache Nummer 3 der RAND-Liste.

Woche 13: Woran du gemessen wirst

Drei Artefakte: die Systemliste, die bewertete Kandidatenliste, die begründete Reihenfolge.

Ausdrücklich nicht dabei: kein Modell, kein Prototyp, keine Plattformentscheidung. Wer in Woche 13 ein laufendes System vorzeigt, hat vermutlich die Bewertung übersprungen.

Ab Woche 14: drei wiederkehrende Handgriffe

  1. Die Systemliste aktuell halten.
  2. Zielwerte zum vereinbarten Messzeitpunkt gegen den Ausgangswert stellen.
  3. Jede neue Anfrage aus einem Fachbereich durch dieselbe Bewertung schicken.

Der dritte Handgriff ist der, der die Rolle trägt. Er verwandelt dich von jemandem, der Wünsche entgegennimmt, in jemanden, der Entscheidungen vorbereitet.

Für Berater:innen

Wenn du diese 90 Tage nicht selbst durchläufst, sondern jemanden dabei begleitest: Die Bestandsaufnahme ist der Termin, den du nicht delegieren solltest. Sie liefert dir das Vokabular des Hauses — welche Werkzeuge dort tatsächlich benutzt werden, wie die Prozesse intern heißen, wo es hakt. Alles, was du danach vorschlägst, klingt entweder anschlussfähig oder nach Katalog.

Praktisch: Plane den Erstkontakt mit Buchhaltung und IT vor dem Kickoff mit der Geschäftsführung ein. Und übernimm die Gesprächsführung in den fünf bis acht Fachgesprächen selbst — dort entstehen die Kandidaten, aus denen später dein Mandat wird.

Für interne KI-Verantwortliche

Dein größter Hebel in den ersten 30 Tagen ist nicht Fachwissen, sondern Zugang. Sorge dafür, dass die Bestandsaufnahme offiziell von der Geschäftsführung angekündigt wird — ein Zweizeiler genügt. Ohne diese Rückendeckung wird aus deiner Anfrage an die Kreditorenbuchhaltung eine Bitte, die man auch später beantworten kann.

Und binde den Betriebsrat früh ein, nicht erst bei der ersten Betriebsvereinbarung. Nach § 90 Absatz 1 Nummer 3 BetrVG hat er ohnehin einen Unterrichtungsanspruch bei der Planung von Arbeitsverfahren einschließlich KI — daraus lässt sich ein Verbündeter machen oder ein Bremsklotz. Das entscheidet sich in den ersten Wochen.

Häufige Fragen

Womit fange ich an, wenn ich morgen anfange? Mit den eigenen Zuständigkeiten (vier Fragen, schriftlich, bestätigt) und danach mit der Kreditorenbuchhaltung. Nicht mit einer Marktrecherche und nicht mit einer Richtlinie.

Was gehört in eine Systemliste? Werkzeug, Anbieter, betroffener Prozess, verarbeitete Datenarten, Nutzerkreis, Vertragslage einschließlich Auftragsverarbeitung, ob personenbezogene Daten verarbeitet werden, und ob eine Betriebsvereinbarung existiert.

Warum die Systemliste vor der Richtlinie? Weil eine Richtlinie ohne Kenntnis des Ist-Zustands Regeln für einen erfundenen Zustand aufstellt — und weil sich drei bereits geltende Prüfpunkte (Artikel 50 KI-VO, Anhang III Nummer 4, §§ 87 und 90 BetrVG) ohne die Liste nicht abarbeiten lassen.

Was ist ein Zielwert? Eine Messgröße mit Datenquelle, Ausgangswert und Messzeitpunkt, festgelegt *vor* dem Start. „Schneller werden" ist kein Zielwert. „Durchlaufzeit Angebotserstellung, Quelle ERP, heute 4,2 Tage im Mittel, Messung nach sechs Monaten" ist einer.

Quellen