Aufwand realistisch schätzen: Daten, Technik, Change, Integration, Regulatorik

Der Nutzen steht. Jetzt die andere Seite — und die ist unangenehmer, weil sie sich einer naheliegenden Frage entzieht.

Die naheliegende Frage lautet: Was kostet das? Und die ehrliche Antwort zum Bewertungszeitpunkt lautet: Das weißt du noch nicht. Wer vor dem Projekt die Personentage kennt, braucht keine Priorisierung mehr — der hat schon ein Angebot und ein Pflichtenheft.

Deshalb wird der Aufwand nicht in Euro geschätzt, sondern über fünf Kriterien auf einer Skala von 1 bis 10. Das ist keine Schwäche des Verfahrens. Es ist der Unterschied zwischen einer belastbaren Einordnung und einer Zahl, die nur präzise aussieht.

Erst die Abgrenzung: Das ist nicht Lektion 3

In Lektion 3 ging es um sechs Engpässe: Datenreife, Technik, Kompetenz, Rückhalt, Budget, Veränderungsbereitschaft. Drei Begriffe tauchen jetzt wieder auf. Das ist kein Versehen, und der Unterschied ist wichtig.

Lektion 3 fragtLektion 6 fragt
GegenstandZustand des UnternehmensAufwand des Vorhabens
Bei den DatenSind sie da und nutzbar?Wie viel Arbeit ist es, sie nutzbar zu machen?
ErgebnisGrundlagen / Nachweis / produktivEine Zahl für die Matrix
ZeitpunktKann ich überhaupt?Wie teuer wird es?

Ein Beispiel macht es deutlich. Ein Unternehmen hat seine Belegdaten sauber im DMS — Datenreife in Lektion 3: eine 8, alles bereit. Der Aufwand, sie für die Auslesung anzubinden, kann trotzdem hoch sein, weil das DMS keine brauchbare Schnittstelle hat.

Lektion 3 fragt nach dem Zustand, Lektion 6 nach der Arbeit. Beides kann auseinanderfallen, und dann ist genau das die interessante Information.

Die Skala läuft anders herum

Ein Punkt, der zuverlässig für Verwirrung sorgt: Beim Aufwand bedeutet ein hoher Wert viel Aufwand. Die Skala läuft also in die für Bewertungen ungewohnte Richtung — 1 ist gut, 10 ist schlecht.

Beim Nutzen war es umgekehrt. Wer beide Bögen nacheinander ausfüllt, verrutscht hier leicht. Schreib es über den Bogen.

Die fünf Kriterien

Die Auswahl ist nicht beliebig zusammengestellt. Der acatech Industrie 4.0 Maturity Index gliedert Reifegrad entlang von vier Gestaltungsfeldern: Ressourcen, Informationssysteme, Kultur und Organisationsstruktur — also Daten, Technik, Change und Integration. Für KI kommt ein fünftes Feld dazu, das es dort nicht braucht: Regulatorik.

1. Daten-Readiness

*Sind die Daten digital, strukturiert und datenschutzkonform nutzbar?* 1 = alles bereit · 10 = Datenchaos

Die drei Teilfragen dahinter: Liegen sie digital vor? Sind sie so strukturiert, dass ein Verfahren sie lesen kann? Und dürfen sie für diesen Zweck verwendet werden?

Der häufigste Fehler ist, nur die erste zu prüfen. „Digital" heißt oft: als PDF-Scan in einem Ordner — technisch digital, praktisch unbrauchbar ohne weiteren Aufbereitungsschritt.

2. Technische Implementierung

*Reicht ein Standard-Schnittstellenaufruf oder braucht es ein eigenes Modell?* 1 = API-Aufruf · 10 = eigenes Modell

Diese Achse ist in den letzten Jahren nach unten gerutscht: Vieles, wofür früher ein eigenes Modell nötig war, ist heute ein Aufruf. Genau deshalb lohnt es, ehrlich zu schauen — und nicht aus Gewohnheit hoch zu schätzen.

Umgekehrt gilt: Wer eine 8 oder 9 vergibt, sollte begründen können, warum ein Standardweg nicht reicht.

3. Change Management

*Wie stark müssen Beschäftigte ihre Arbeitsweise ändern?* 1 = nahtlos · 10 = Kulturwandel

Das am häufigsten unterschätzte Kriterium. Ein Verfahren, das im gewohnten Werkzeug erscheint und einen Vorschlag macht, ist eine 2. Ein Verfahren, das eine neue Oberfläche, eine neue Reihenfolge und eine neue Zuständigkeit mitbringt, ist eine 7 — auch wenn es technisch trivial ist.

4. Integration und IT-Infrastruktur

*Wie tief greift die Anbindung an ERP, CRM und Bestandssysteme?* 1 = standardisiert · 10 = tiefe Eingriffe

Die Frage hinter der Frage: Muss das Ergebnis irgendwo hin zurückgeschrieben werden? Ein Verfahren, das nur liest, ist deutlich billiger als eines, das schreibt — und eines, das in ein gewachsenes ERP schreibt, ist noch einmal etwas anderes.

5. Regulatorik und Datenschutz

*Wie stark ist der Fall reguliert, welche Dokumentations- und Nachweispflichten fallen an?* 1 = unkritisch · 10 = hohe Auflagen

Das KI-spezifische Kriterium. Hier landen die Fälle, die die Knock-out-Prüfung aus Lektion 4 überstanden haben, aber Aufwand nach sich ziehen: Transparenzpflichten nach Artikel 50, Betriebsvereinbarung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, Datenschutz-Folgenabschätzung, Dokumentation.

Kein Rechtsrat. Welche Pflichten konkret greifen, ist eine Einzelfallfrage. Für die Aufwandsschätzung reicht die Einordnung: Ist das ein Fall, bei dem eine Juristin mitliest — oder nicht?

Der Aufwand-Score ist der Mittelwert der fünf Werte, gewichtet, wenn ihr Gewichte vergeben habt. Im Beispielfall aus Lektion 5: (4 + 3 + 5 + 6 + 3) ÷ 5 = 4,20.

Was regelmäßig vergessen wird

Der übereinstimmende Tenor der Fachliteratur: Die Schwierigkeit liegt nicht in der Formel, sondern in der Vollständigkeit. Drei Posten fehlen fast immer.

Lizenzen und Werkzeuge. Nicht nur das Hauptprodukt — auch die Nebenkosten: Speicherplatz, zusätzliche Nutzerlizenzen im Bestandssystem, Testumgebungen.

Die Integration in bestehende Systeme. Wird gern beim Anbieter verortet („macht der Dienstleister") und taucht dann als interne IT-Kapazität wieder auf, die niemand eingeplant hat.

Die Schulung — und zwar die Lernzeit der Belegschaft, nicht nur das Trainerhonorar. Vierzig Beschäftigte mal zwei Stunden Einarbeitung sind achtzig Stunden. Bei 45 Euro Stundensatz sind das 3.600 Euro, die in keinem Angebot stehen.

Das gehört in die Einmalinvestition, nicht in den Aufwand-Score. Die Einmalinvestition steht bewusst nicht im laufenden Jahresnutzen — sie geht in die Amortisationsdauer ein.

Und dann der Aufschlag

Aus Lektion 5 bekannt, hier aber operativ: Die Green-Book-Leitlinie des britischen Finanzministeriums verlangt für Software- und IKT-Entwicklung Zuschläge von bis zu 200 Prozent auf die Kapitalkosten und 41 Prozent auf Betriebskosten beim Outsourcing. Die Anweisung: mit dem oberen Wert beginnen und nur so weit reduzieren, wie nachweisbare Gegenmaßnahmen greifen.

„Nachweisbare Gegenmaßnahmen" heißt konkret: ein Festpreisangebot, ein bereits umgesetzter vergleichbarer Fall im Haus, eine erprobte Standardschnittstelle. Nicht: „wir sind da erfahren".

Der praktische Umgang damit ist unspektakulär. Rechne die Kostenseite ein zweites Mal mit Aufschlag und halte beide Werte fest. Was das mit der Amortisation macht, hast du in Lektion 5 gesehen — sie kann sich vervierfachen, während der Score fast stehen bleibt.

Wer schätzt eigentlich?

Eine Frage, die selten gestellt wird und viel entscheidet.

Der Fachbereich unterschätzt Technik und Integration, weil er sie nicht überblickt. Die IT unterschätzt Change, weil sie den Prozess nicht täglich macht. Und beide unterschätzen Regulatorik, weil sie sich nicht zuständig fühlen.

Die brauchbare Vorgehensweise: Jedes Kriterium wird von der Rolle geschätzt, die es verantwortet — Daten und Integration von der IT, Change vom Prozesseigentümer, Regulatorik vom Datenschutzbeauftragten oder der Rechtsabteilung. Deine Aufgabe ist nicht, die Zahlen zu setzen, sondern die richtigen Leute zu fragen und die Begründungen aufzuschreiben.

Wo zwei Rollen dasselbe Kriterium sehr unterschiedlich einschätzen, liegt meist ein ungeklärter Punkt — nicht ein Mittelwertproblem.

Fünf Sätze, die eine hohe Bewertung verdienen

  1. „Die Daten liegen alle im DMS." Als durchsuchbarer Text oder als Scan? Das ist ein Unterschied von mehreren Punkten.
  2. „Die Schnittstelle bauen wir schnell selbst." Wer ist „wir", und was liegt sonst noch auf deren Tisch?
  3. „Das ist doch nur ein anderer Knopf." Ein anderer Knopf in einem anderen Werkzeug mit einer anderen Zuständigkeit ist kein anderer Knopf.
  4. „Datenschutz haben wir geklärt." Wann, von wem, und für diesen Fall oder allgemein?
  5. „Der Anbieter macht das komplett." Dann steht es im Angebot — mit Zeitplan und Mitwirkungspflichten.

Für Berater:innen

Die Aufwandsschätzung ist die Stelle, an der du am meisten Vertrauen gewinnen oder verlieren kannst. Ein Mandant merkt sehr genau, ob du die Kosten deiner eigenen Leistung kleinrechnest.

Praktischer Rat: Vergib die Werte nicht selbst, sondern moderiere sie. Und halte fest, wer welchen Wert gesetzt hat. Wenn sich in sechs Monaten herausstellt, dass die Integration doch eine 9 war, ist die Frage nicht „wer hat sich verschätzt", sondern „was wussten wir damals nicht".

Für interne KI-Verantwortliche

Deine Schwierigkeit ist der Interessenkonflikt: Ein niedriger Aufwand macht dein Vorhaben attraktiver. Genau deshalb solltest du die Werte nicht selbst setzen.

Ein Vorgehen, das sich bewährt: Schick jedem Beteiligten das Kriterium mit den beiden Ankerpunkten (1 und 10) und bitte um eine Zahl plus einen Satz. Sammel die Antworten ein, bevor du sie zusammenführst. Das dauert zwei Tage und ist später Gold wert.

Häufige Fragen

Sollten die fünf Kriterien unterschiedlich gewichtet werden? Kann man — dann aber vor der Bewertung und für alle Kandidaten gleich. In den meisten Häusern reicht der einfache Mittelwert. Wenn ihr gewichtet, schreibt die Begründung dazu.

Was, wenn ein Kriterium für einen Fall gar nicht zutrifft? Dann bekommt es eine 1, nicht „nicht zutreffend". Ein Feld ohne Wert macht den Fall gegen andere unvergleichbar — dasselbe Argument wie bei den Pflichtangaben in Lektion 4.

Wie genau muss die Schätzung sein? Auf zwei bis drei Punkte. Der Unterschied zwischen 4 und 5 ist Rauschen, der zwischen 3 und 8 ist eine Aussage. Wer über Nachkommastellen diskutiert, hat den Zweck der Skala missverstanden.

Kann der Aufwand-Score im Projektverlauf aktualisiert werden? Ja, und er sollte es. Nur nicht rückwirkend in der Bewertung — sonst verschiebt sich die Rangliste nachträglich. Neue Erkenntnis heißt: neue Bewertungsrunde, dokumentiert.

Quellen